Version 1.0

1. Official Record of Progress

All refund calculations under this policy are based on the journey progress percentage visible on your client dashboard at app.callmaimo.com. The application journey shown on your dashboard — the sequence of stages tracked for your specific application type (Study Permit, Work Permit, Visit Visa, or Permanent Residency) and the percentage of stages marked complete — is the official and sole record used to determine refund eligibility. No other record, verbal assurance, or external communication overrides the journey progress percentage shown in the Platform at the time a refund request is submitted.

2. Non-Refundable Fees

• The registration fee is non-refundable under all circumstances, regardless of application type or outcome.
• The 500,000 XAF initial student deposit is non-refundable once admission has been acquired.
• Third-party fees — including government fees, biometric fees, and medical examination fees — are non-refundable once they have been paid to the relevant third party, as CallMaimo has no ability to recover funds already remitted externally.

3. Refund Eligibility Before Admission

For study and work permit files, before admission or an equivalent offer has been acquired, a partial refund may be available. The refundable amount is calculated as a proportion of the service fee corresponding to the percentage of work not yet completed on the application journey, minus any non-refundable fees described in Section 2 that have already been incurred on your file.

4. Reductions Due to Client Conduct

Refund eligibility is reduced proportionately where the client causes delay, fails to cooperate, fails to provide requested documents within communicated timelines, or abandons the application process. Abandonment and non-cooperation are assessed against the journey stage at which they occur and the work already performed by CallMaimo up to that point.

5. Zero Refund After Visa Submission

If a client withdraws from the service after the visa or permit application has been submitted to the relevant government authority, no refund is payable, regardless of the eventual outcome of that submission.

6. Visit Visa Refunds

For Visit Visa files, the registration fee is non-refundable in all cases. The service fee is refundable only if the request is made before the application has been submitted to the relevant visa authority. Once the application is submitted, the service fee becomes non-refundable.

7. Permanent Residency Refunds

Permanent Residency files follow the same stage-based calculation methodology applied to Study Permit and Work Permit files: refund eligibility is calculated from the journey progress percentage, with the registration fee remaining non-refundable and third-party fees non-refundable once paid.

8. Disputed Files

Where a file is the subject of an open dispute under our Dispute and Chargeback Policy, any commissions associated with that file are frozen and refund calculations are paused until the dispute has been formally resolved. This ensures that refund and commission outcomes reflect the final, agreed facts of the case.

9. How to Request a Refund

Refund requests must be submitted in writing through the Platform within 30 days of service termination or withdrawal. Requests submitted after this period may be declined. Each refund request is reviewed individually against the client's file history, journey progress, and completed services.

10. Review Timeline

Refund review takes up to 30 business days from the date a complete request is received. CallMaimo reserves the right to request additional information or documentation during this review and to investigate and verify all refund claims before issuing any refund. Submission of a refund request does not guarantee approval.

Version 1.0

1. Registre Officiel de Progression

Tous les calculs de remboursement en vertu de cette politique sont basés sur le pourcentage de progression du parcours visible sur votre tableau de bord client à app.callmaimo.com. Le parcours de la demande affiché sur votre tableau de bord — la séquence d'étapes suivie pour votre type de demande spécifique (Permis d'Études, Permis de Travail, Visa de Visite ou Résidence Permanente) et le pourcentage d'étapes marquées comme terminées — constitue le registre officiel et unique utilisé pour déterminer l'admissibilité au remboursement. Aucun autre registre, assurance verbale ou communication externe ne prévaut sur le pourcentage de progression affiché dans la Plateforme au moment où une demande de remboursement est soumise.

2. Frais Non Remboursables

• Les frais d'inscription ne sont remboursables en aucune circonstance, quel que soit le type de demande ou le résultat.
• Le dépôt initial étudiant de 500 000 XAF n'est pas remboursable une fois l'admission obtenue.
• Les frais de tiers — y compris les frais gouvernementaux, les frais biométriques et les frais d'examen médical — ne sont pas remboursables une fois versés au tiers concerné, CallMaimo n'ayant aucune capacité à récupérer des fonds déjà transmis à l'externe.

3. Admissibilité au Remboursement Avant l'Admission

Pour les dossiers de permis d'études et de travail, avant l'obtention de l'admission ou d'une offre équivalente, un remboursement partiel peut être disponible. Le montant remboursable est calculé comme une proportion des frais de service correspondant au pourcentage de travail non encore effectué sur le parcours de la demande, déduction faite des frais non remboursables décrits à la Section 2 déjà engagés sur votre dossier.

4. Réductions Dues à la Conduite du Client

L'admissibilité au remboursement est réduite proportionnellement lorsque le client cause un retard, ne coopère pas, ne fournit pas les documents demandés dans les délais communiqués, ou abandonne le processus de demande. L'abandon et la non-coopération sont évalués en fonction de l'étape du parcours à laquelle ils se produisent et du travail déjà effectué par CallMaimo jusqu'à ce point.

5. Remboursement Nul Après la Soumission du Visa

Si un client se retire du service après que la demande de visa ou de permis a été soumise à l'autorité gouvernementale compétente, aucun remboursement n'est dû, quel que soit le résultat éventuel de cette soumission.

6. Remboursements pour Visa de Visite

Pour les dossiers de Visa de Visite, les frais d'inscription ne sont remboursables dans aucun cas. Les frais de service ne sont remboursables que si la demande est faite avant la soumission de la demande à l'autorité de visa concernée. Une fois la demande soumise, les frais de service deviennent non remboursables.

7. Remboursements pour Résidence Permanente

Les dossiers de Résidence Permanente suivent la même méthodologie de calcul basée sur les étapes que celle appliquée aux dossiers de Permis d'Études et de Travail : l'admissibilité au remboursement est calculée à partir du pourcentage de progression du parcours, les frais d'inscription restant non remboursables et les frais de tiers non remboursables une fois payés.

8. Dossiers en Litige

Lorsqu'un dossier fait l'objet d'un litige ouvert en vertu de notre Politique de Litige et de Rétrofacturation, toutes les commissions associées à ce dossier sont gelées et les calculs de remboursement sont suspendus jusqu'à la résolution formelle du litige. Cela garantit que les résultats de remboursement et de commission reflètent les faits définitifs et convenus du dossier.

9. Comment Demander un Remboursement

Les demandes de remboursement doivent être soumises par écrit via la Plateforme dans un délai de 30 jours à compter de la résiliation ou du retrait du service. Les demandes soumises après ce délai peuvent être refusées. Chaque demande de remboursement est examinée individuellement en fonction de l'historique du dossier du client, de la progression du parcours et des services rendus.

10. Délai d'Examen

L'examen du remboursement prend jusqu'à 30 jours ouvrables à compter de la réception d'une demande complète. CallMaimo se réserve le droit de demander des informations ou documents supplémentaires pendant cet examen et d'enquêter et de vérifier toutes les demandes de remboursement avant d'émettre un remboursement. La soumission d'une demande de remboursement ne garantit pas son approbation.